Необходимо четко понимать, что все российские документы юридической силы в ОАЭ не имеют и должны быть легализованы в соответствии с законами Эмиратов.
При этом, лучше заранее уточнить у принимающей сторный каком именно образом и в каком виде они будут требовать у вас документы для резидентства, трудоустройства , брака и т.д., так как исходя из опыта могу сказать, что даже документы необходимые для работы в ОАЭ могут значительно отличаться от работодателя к работадателю
Информация которую вы прочтете ниже получена нами исключительно на основе практической деятельности и мы не использовали никаких справочников и источников
Почему в ОАЭ не получится представить документы с апостилем и что это за зверь " консульская легализация"
В двух словах: Апостиль придумали как раз для того, чтобы разгрузить консульства, этом если говорить коротко ' упрощённая форма легализации.Легализация необходимо для того, чтобы документы выданные в одной стране, становились юридически сначимы в другой.
Всего на данный момент существует 2 способа легализации документов
1. Апостиль
2. Консульская легализация
При этом апостиль ( т.е. апостилирование документа специальным штампом) имеет действия только в странах-участницах Гаагской конвенции 1961 года .
Апостиль упрощает процедуру легализации ,отменяя собой необходимость обращаться в консульство и платить консульские сборы. Но, к сожалению, Эмираты, пока не подписали Гаагскую конвенцию, по этому в случае с ОАЭ приходится идти 2-м путем.
КОНСУЛЬСКАЯ ЛЕГАЛИЗАЦИЯ - это многоэтапная процедура, которая обязательна для всех , кто хочет использовать российские документы в ОАЭ
Какие документы потребуются легализовать для ОАЭ
Чаще всего легализации требуют документы о несудимости, семейном положении, образовании и отсутствии опасных заболеваний.
Постараюсь перечислить эти документы, исходя из принимаемых в работу ( обязательно понимать, что легализации подождать только документы гербовой печатью, т.е. некоторые документы выдаваемые в МФЦ , легализации не подлежат в принципе, т.к. МФЦ это ФГУП, т.е. коммерческая организация)
1. Документы органов ЗАГС: свидетельство о браке, свидетельство о рождении, смене ФИО, разводе, смерти, усыновлении и т.д.
2. Документы об образовании: дипломы бакалавра, магистра, специалиста, прохождении курсов, табели об оценках
3. Справки о наличии/отсутствии судимости
4. Выписки из ЕГРН и о праве на собственность или наследство
5. Доверенности заверенные нотариусом.
6. Справка о браке способности
7. Инвойсы, договора, сертификаты, показы и решения руководства команий
Важно: В соответствии с решением ООН нельзя требовать легализации документов, на которых есть фото владельца и документы исключительного внутреннего действия ( военный билет, трудовая и пенсионная книжка и т.д.)
Этапы консульской легализации
В общем порядке процедура легализации документов, выданных в РФ, для применения в ОАЭ состоит из нескольких шагов:
1. Удостоверение копии документа у российского нотариуса
Первый шаг: нотариальное удостоверение копии документа у российского нотариуса. Для всех случаев для легализации советуем применять именно нотариальную копию документа (кроме легализации коммерческих документов и нотариальных доверенностей)
При получении НЗК внимательно проверьте что на копии все читается и она полностью соответствует оригиналу. Все листы НЗК документы должны быть сшиты и пронумерованы.
При подаче документов для консульской легализации важно чтобы копию заверил не ВРИО , а именно нотариус, т.к. в Минюсте могут отсутствовать образцы реквизитов ВРИЛ, а уточнение информации может занять значительное время.
2. Нотариально заверенный перевод документа для консульской легализации.
Далее, после получения НЗК вам необходимо перевести документ на английский или арабский язык
Мы , исходя из практики, советуем делать двуязычный перевод, т.к. вы сами точно не можете знать , какие требования при приеме документов предъявит принимающая сторона.
НЗК документа обязательно подшивается к переводу, сшивается и заверяется как единый документ.
Для этого необходимо НЗК передать переводчику, который, в свою очередь выполнит все необходимые действия.
ВАЖНО: Советую, как и у нас, просить передчика прислать вам на утверждение проект перевода в ДО заверения, чтобы по возможности, согласовать все ли формулировки перевода устраивают принимающую сторону.
Стоимость перевода на английский/ арабский язык составляет обычно 2000-3500 рублей. Стандартный срок 1 рабочий день
Ещё раз советую ОЧЕНЬ ТЩАТЕЛЬНО проверять перевод, особо имена, фамили, названия стран и городов
3. Легализация документов в Минюсте РФ
После получения готового и заверенного перевода, нужно осуществить 1-ый этам легализации - в министерстве юстиции РФ, где вам подтвердят подлинность печатей и подписей нотартуса на НЗК и переводе
Документы вы можете дать лично , в министерство юстиции в Москве, на Смоленском бульваре 3/5
Проблема может возникнуть в малом времени отпущенном на прием, и возможными большими очередями, из-за отсутствия возможности предварительной записи
Для того чтобы забрать готовый документ также нужно отстоять живую очередь с 15 до 17 часов. Бывают просрочки, но редко
Те же действия, можно произвести и через флагманские МВЦ Мои документы, но срок в этом случае увеличивается до 2 недеь
Минюст подтверждает, что нотариус имел право заверять НЗК и перевод, что печати и подпись подлинные, и соответственно поставит свои штампы рядом с печатями нотариуса
4. Легализация документа в Консульском департаменте министерства иностранных дел
На этом этапе МИД подтверждает то, что печать Минюста подлинная
В МИД вы уже оплачиваете небольшую пошлину, 350 рублей за каждый документ, если у вас несколько документов то чек об оплате госпошлины надо имеет на каждый из них. Реквизиты вывешены в зоне приема документов
При подаче через МФЦ оплатить возможно на месте картой
Департамент МИД находится рядом с отделом Минюста по вопросам легализации документов, и поэтому документы возможно подать сразу, после из получения в Минюсте. Приемные часы в департаменте консульской легализации МИД с 10 до 17, в пятницу с 10 до 16. Для визита необходимо предварительно записаться
предварительная онлайн-запись на сайте МИД РФ.
Обычно все слоты под запись в МИД , для получения услуги по легализации документов выбираются в начале месяца. ВАЖНО, перед записью обязательна регистрация, при этом почта на доменах .com, .ua,.de не принимается. На эту же почту вы получите уведомление о готовности вашего документа.
При приеме документов, так же как и в Минюсте вы получаете расписку с датой готовности легализованного документа. По закону это 5 рабочих дней. По факту бывают задержки.
Подать документы на легализацию в МИД можно также в МОи документы, при этом срок готовности составит 2 недели. В МФЦ вы также получаете расписку о приеме документов, правда уже без даты указания готовности легализованного документа.
Результатом оказания услуги по легализации документа в МИД является штамп и надпись о подлинности печати Минюста
.
5. Заверение документа в консульстве ОАЭ в Москве
Пятый шаг: заверение документа в консульском отделе посольства ОАЭ в Москве.
Заершающим этапом в РФ будет для вас легализация документа в консульстве ОАЭ. Прием и выдача документов в консульстве ОАЭ производится по адресу: Москва, улица Улофа Пальме,дом 4 толь с по рабочим дням с 9 до 12 утра. Предварительной записи в консульство не существует, т.к. там предусмотрена только живая очередь. Обычно, срок консульской легализации составляет 5 дней, но при наплыве людей данная процедура могла занимать до месяца, так, летом-осенью данная процедура занимала не менее месяца. Такж принимайте во внимание, что консульство не принимает и не выдает документы не только в российские, но и в праздники ОАЭ
После приема документов на заверение документа в консульстве ОАЭ вам выдаётся квитанция с номером заявки. Отследить готовность вашего документа вы можете вTelegram-канале “консульский отдел Объединенных арабских эмиратов.
Тажке на этам подачи документов в консульство вам нужно оплатить госпошлину 160 дирхам ( примерно 4 т.р., для документов , являющихся коммерческими пошлина составляет 2000 дирхам, это примерно 45 т.р. В консульстве принимается оплата картами, но только для зарегистрированных на сайте МИДа ОАЭ
Легализация в МИД ОАЭ в Дубае
Шестой шаг: После того, как документы будут полностью легализованы в России, необходимо будет проставить дополнительный штамп Министерства иностранных дел ОАЭ в Дубае или ином эмирате. Этот штамп подтверждает, что документ прошел все необходимые этапы в России и пригоден для использования в ОАЭ. Некоторые работодатели могут сделать это за вас, поэтому стоит уточнить, нужно ли вам обращаться в МИД ОАЭ.
Заявление на легализацию документов в МИД ОАЭ подается онлайн через официальный сайт МИДа ОАЭ после регистрации.
Важно, что для проставления штампа МИД ОАЭ документ должен находится уже в Эмиратах. Подача возможна через курьера после оплаты государственной пошлины, которая составляет от 150 до 2000 дирхам, в зависимости от вида документа. Заверение коммерческих документов, как всегда, стоит дороже.
Если для ваших документов не требуется перевод на арабский, сделанный в ОАЭ, то после того, как этот штамп будет проставлен, вы сможете использовать их в ОАЭ.
Иногда может возникнуть необходимость перевести документы, легализованные на английском языке, на арабский язык. Так, например, судебные решения и многие другие юридические документы необходимо переводить на арабский, если планируется подавать их в суды или в государственные ведомства ОАЭ. При необходимости можно заказать перевод всех документов с английского на арабский язык лицензированным переводчиком в ОАЭ, который имеет право переводить официальные документы и заверять их. После изготовления перевода, документы можно использовать в ОАЭ. В целом услуги официального перевода в ОАЭ оцениваются по объему документов и как правило весьма дороги.
Не обязательно переводить такие документы на арабский в России, так как скорее всего вам придется повторно заплатить за перевод уже в ОАЭ – толкование разных юридических терминов отличается в разных странах, и перевод на арабский, сделанный в России, скорее всего не будет принят судами ОАЭ. Кроме того, как мы уже упоминали, качество переводов на арабский в России может оказаться крайне низким. Разумнее будет заплатить за перевод на английский, и уже в ОАЭ при необходимости перевести его на арабский.
Исключением в этом случае будут документы, которые посольство или получатель изначально требуют переводить на арабский, а не на английский, и при этом готовы принять перевод, сделанный в России, а не в ОАЭ. Подобные тонкости желательно заранее уточнять в посольстве ОАЭ или по месту подачи документов, особенно если вопрос касается легализации нестандартных документов.
Особенности легализации отдельных документов для ОАЭ
Легализация коммерческих документов
Коммерческие документы не подлежат стандартной консульской легализации. В том случае, если в документах, в том числе в доверенностях или официальных письмах, есть экономических компонент, их легализацию желательно обсуждать со специалистом. Как мы писали выше, у консульства ОАЭ весьма специфические взгляды на то, какие документы считать коммерческими, а какие нет, так в частности, посольство ОАЭ считает коммерческими документами нотариальные доверенности физических лиц на совершение сделок с недвижимостью или банковскими счетами и так далее..
Если документы признаны коммерческими, относятся к деятельности юридических лиц и заверены печатью компании или индивидуального предпринимателя, они легализуются через Торгово Промышленную Палату РФ.
К таким документам относятся:
- Уставы компаний;
- Выписки из ЕГРЮЛ;
- Приказы о назначении директора;
- Инвойсы;
- Коммерческие договора;
- Сертификаты соответствия;
- Авторизационные письма;
- И так далее.
Процедура легализации коммерческих документов осуществляется в два этапа:
1. Удостоверение документа в Торгово-промышленной палате РФ
2. Легализация в посольстве ОАЭ.
При этом Минюст РФ и МИД РФ в легализации таких документов не участвуют.
Подать документы в ТПП РФ можно только в Москве, печати региональных отделений ТПП РФ посольство ОАЭ не признает.
Подача возможна с 10 до 12 часов в рабочие дни, по адресу г. Москва, улица Ильинка 6/1, cтр. 1. За услугу взимается пошлина - 1950 рублей за документ, оплата пошлины возможна только наличными при подаче документа.
Предварительная запись на подачу и забор документов отсутствует. Процедура заверения документов занимает около часа, как правило забрать документы можно в день подачи.
В ТПП необходимо подать:
- Оригиналы документов с мокрой печатью и подписью юридического лица;
- Ксерокопии документов;
- Заявления на легализацию документа, удостоверенную мокрой печатью юридического лица и подписью генерального директора;
- Доверенность на представителя либо курьера, с печатью и подписью генерального директора компании.
Как видно из списка, перечень требует специально оформленного заявления и доверенности.
После того, как коммерческие документы будут легализованы в ТПП РФ их можно подавать в посольство ОАЭ в Москве. В целом процедура легализации документов в посольство ОАЭ в Москве аналогична описанной выше для документов гражданского состояния, отличается только пошлина, для коммерческих документов она составляет 2000 дирхам (около 2050 дирхам с комиссией, это примерно 40000 рублей на февраль 2023 года).
Посольство принимает оплату с карт Visa или Mastercard, оплата с российских карт невозможна, для оплаты пошлины требуется регистрация на сайте посольство ОАЭ.
Сроки заверения документов в посольстве ОАЭ составляет обычно 5 рабочих дней, при этом из за загруженности посольства могут быть задержки.
Отдельного упоминания заслуживают нотариальные доверенности и прочие нотариально заверенные документы, связанные с коммерческой деятельностью. Посольство ОАЭ считает коммерческими документами любые доверенности, в том числе от частных лиц, выданные для любых коммерческих действий и оформленные на других физических лиц, в том числе для приобретения недвижимости, открытия счетов и совершения любых других сделок. Такие документы невозможно легализовать через ТПП, как на них нет печатей российских юридических лиц или ИП, поэтому они легализуются по стандартной процедуре, как обычные документы гражданского состояния:
- Снятие нотариальной копии;
- Перевод и его заверение;
- Заверение в Минюсте;
- Заверение в МИД РФ;
- Подача в посольство ОАЭ.
При этом все требования и сроки соответствуют процедуре легализации документов гражданского состояния, отличается только пошлина посольства ОАЭ. Она составляет 2000 дирхам (около 2050 дирхам с комиссией, это примерно 40000 рублей на февраль 2023 года).
Легализация дипломов для ОАЭ
Консульская легализация диплома нужна для того, чтобы можно было легально работать в ОАЭ и в дальнейшем получить статус резидента страны. При трудоустройстве необходимо собрать пакет документов, включающий диплом, подтверждающий квалификацию. Резидентскую визу открывает работодатель в ОАЭ. Она является аналогом ВНЖ и дает возможность жить в ОАЭ в течение срока ее действия, въезжать и выезжать из страны неограниченное количество раз.
Важно, посольство ОАЭ считает приложение к диплому или вкладыш с оценками отдельным от диплома документом и за его легализацию оплачивается отдельная пошлина, необходимость его легализации необходимо уточнять у принимающей стороны.
Обычно для работы в ОАЭ легализация вкладыша не требуется, а вот для учебы в ВУЗе необходимо легализовать и вкладыш, так как университетами проверяются оценки и количество часов по пройденным предметам.
Если вы еще не трудоустроились и не знаете требования работодателя в вашей сфере, то лучше легализовать и диплом, и приложение. В этом случае и в МИД, и в посольстве ОАЭ нужно будет заплатить отдельные пошлины.
Для медицинских работников необходимо легализовать все сопутствующие документы, помимо самого диплома. Сюда входят документы подтверждающие окончание интернатуры, ординатуры, удостоверения к диплому, дипломы о повышении квалификации и прочее.
Консульская легализация справки о несудимости для ОАЭ
В 2018 году ОАЭ ввели требование о наличии справки о несудимости для эмигрантов, ищущих постоянное место жительства или работу. Справка должна быть переведена и легализована в посольстве ОАЭ в стране выдачи. Такая справка имеет срок действия три месяца и может быть получена или самостоятельно или через доверенное лицо при наличии нотариальной доверенности в органах МВД или в МФЦ.
Полученная через Госуслуги электронная справка не подойдет, так как на ней должна быть живая печать и подпись. Далее процесс ее легализации не отличается от легализации любых других документов гражданского состояния.
Если вы находитесь за границей, то для заказа справки о несудимости в МВД потребуется оформить нотариальную доверенность и легализовать ее. Способ легализации доверенности зависит от страны, где вы сейчас находитесь, это может быть апостиль, заверение в посольстве или консульская легализация. Вы всегда можете обратиться к нам для легализации документов, оформленных за рубежом и дальнейшим истребованием справки о несудимости в России или иных документов.
Срок получения справки о несудимости составляет 30 рабочих дней с момента подачи заявления, после чего она легализуется в стандартном порядке.
Легализация медицинских документов
Специфика легализации медицинских документов связана в первую очередь с правилами их нотариального заверения и снятия с них нотариальных копий. По правилам, нотариусы снимают нотариальные копии только с медицинских документов удостоверенных гербовой печатью Минздрава РФ или его подразделений. Документы заверенные печатями врачей или частных клиник - легализации не подлежат. В остальном, легализация медицинских документов, заверенных печатью Минздрава РФ ничем не отличается от легализации прочих документов гражданского состояния.
Легализация свидетельства о рождении и браке
Чтобы легализовать свидетельство о рождении, на нем должна стоять печать ЗАГС и читаемая подпись сотрудника ЗАГС, а рукописный текст должен хорошо различим и читабелен. Заверить нотариально можно копию свидетельства о рождении в России, полученного после 1990 года, или дубликат советского свидетельства о рождении, выданный на территории РФ. В том случае, если свидетельство для легализации непригодно, необходимо истребовать его дубликат нового образца.
Аналогичные правила распространяются на свидетельство о браке и иные документы гражданского состояния.
Легализация документов выданных в других республиках СССР
В том случае, если документ или свидетельство гражданского состояния выдано в другой республике СССР, необходимо получать дубликат свидетельства в этой республике, снимать с него нотариальную копию, выполнять перевод и легализовать его в местном Минюсте и МИДе, а не в России, после чего документ подается на легализацию в посольство ОАЭ, ответственное за данную республику, часто за республики бывшего СССР отвечает посольство ОАЭ в Москве.
Сроки действия легализованных документов
Да, если документы действуют бессрочно, то легализация также бессрочна. Таких документов не очень много – это аттестат из школы, диплом о высшем образовании, свидетельство о браке (до момента расторжения), свидетельство о рождении и свидетельство о смерти.
Какие проблемы могут возникать во время легализации?
Не получится легализовать сильно поврежденные, нечитаемые и ветхие документы, а также документы с исправлениями. В этом случае придется получать дубликат. Иногда возникают проблемы с документами времен СССР, в таком случае также необходимо подать запросы на получение дубликаты современного образца.
У многих справок и других документов есть срок, после истечения которого вам придется заново заниматься их легализацией. Так, например, справка о несудимости действует только 3 месяца.
Если документ выдан консульскими учреждениями РФ за границей, его не получится легализовать. Необходимо получить дубликат документа в местных органах ЗАГС в РФ, а уже потом легализовать его.
Кроме того, большой проблемой является оплата пошлины посольства ОАЭ, в связи с ограничениями они не принимаю платежи по российским картам, оплатить наличными там тоже невозможно. Для оплаты нужна карта иностранного банка.
Итак, если вам необходимо легализовать документы для ОАЭ:
- Обязательно проверьте читабельность текста и печатей во всех копиях ваших документов;
- Копии документов, состоящие из нескольких листов, должны быть сшиты и пронумерованы;
- Желательно заранее выяснить требования к легализации ваших документов в посольстве ОАЭ или по месту подачи документов, особенно если вы хотите легализовать нестандартные документы. Заранее необходимо уточнить сроки действия документа и язык, на который его нужно перевести.
- Для перевода документов удобнее обратиться в бюро нотариальных переводов, где перевод сразу будет заверен нотариусом;
- Вы должны пройти пять этапов легализации внутри страны – снятие нотариальной копии, перевод и заверение перевода нотариусом, Минюст РФ, МИД РФ и посольство ОАЭ. Последние этапы – уже в ОАЭ, где проставляется поставят дополнительный удостоверяющий штамп Министерства иностранных дел ОАЭ и при необходимости переводят документы на арабский;
- Пошлины в посольстве ОАЭ не получится оплатить с российских карт, заранее подумайте о том, каким образом вы будете их оплачивать;
- Прохождение всех этапов легализации документов может занять от трех недель до двух месяцев.
Таким образом, консульская легализация документов для использования в ОАЭ – сложный многоступенчатый процесс. Из-за того, что упрощенные методы легализации - апостилирование использовать не получится, легализация может занимать сравнительно много времени.
Обязательно проверяйте перед релокацией, какие документы вам необходимо легализовать и какие требования предъявляются к такой легализации.
Чем мы можем вам помочь?
Если вы сейчас находитесь в другой стране или у вас нет времени для самостоятельного прохождения всех шагов консульской легализации, мы будем рады вам помочь. Вы всегда можете обратиться в компанию Schmidt & Schmidt, у нас накоплен огромный опыт по легализации самых разных документов и мы оказываем все необходимые услуги в этой области, включая снятие нотариальных копий, перевод, подготовку необходимых доверенностей, истребование справок о несудимости, легализации документов в государсвенных органах РФ и консульствах иностранных государств, а также доставку готовых документов в большинство стран мира.